หลายคนคงเคยได้ยินคำว่าระบบหลังบ้านโรงแรมอยู่บ่อยๆ แต่ถ้าให้นึกถึงการทำโรงแรม ส่วนใหญ่ภาพที่คนจะนึกถึงก็ไม่น่าจะพ้นฟังก์ชั่นหลักของโรงแรม เช่น การบริการ การทบริหารการจอง หรือ การตลาดโรงแรมเสียมากกว่า

แต่ทราบไหมว่า งานหลังบ้านโรงแรมก็สำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน เพาะถ้างานหลังบ้านไม่ดี งานหน้าบ้าน (Front Office) ก็จะขาดการสนับสนุน ทำให้ภาพรวมออกมาแย่นั่นเอง

แล้วอะไรคืองานหลังบ้านโรงแรม?

ระบบหลังบ้านโรงแรมคืออะไร?

งานหลังบ้านโรงแรม หรือ Back Office คือ การปฏิบัติงานทุกอย่างที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของงานหน้าบ้าน (Front Office) ที่ต้องเจอกับแขกโดยตรง หรือพูดง่ายๆคืองานหลังบ้านคืองานที่ไม่ต้องเจอกับแขก แต่เป็นงานที่สนับสนุนคนทำงานหน้าบ้านนั่นเอง

ส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานหลังบ้านมีอะไรบ้าง?

ฝ่ายบัญชีและการเงิน

ฝ่ายการเงินและบัญชีมีหน้าที่บริหารรายการใช้จ่ายต่างๆ การจัดการงบประมาณ การทำเงินเดือน ทำบัญชีรายรับ-รายได้ จัดทำรายงานทางการเงิน และ อื่นๆแตกต่างไปในแต่ละโรงแรม

ฝ่ายจัดซื้อและจัดการคลัง

ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบการจัดซื้อและติดตามของต่างๆที่ต้องใช้ในงานบริการโรงแรมในส่วนต่างๆ เช่น F&B หรือ ของใช้ในห้องพัก อีกทั้งฝ่ายจัดซื้อยังต้องควบคุมราคาต้นทุนให้ไม่สูงเกินไป และยังต้องรักษาความสัมพันธ์กับผู้ผลิตและจำหน่ายสินค้าที่ต้องการ

ฝ่ายบุคคล

ฝ่ายบุคคลคอยจัดการเรื่องการหาพนักงานที่มีความสามารถเข้ามาทำงานในโรงแรม ดูเรื่องผลประโยชน์ของพนักงาน จัดการเทรนนิ่งเพื่อยกระดับความสามารถของพนักงาน และ ดูเรื่องข้อกฏหมายแรงงาน

ฝ่ายไอที

ฝ่ายไอทีบริหารจัดการโครงสร้างทางไอทีทั้งหมดของโรงแรมเพื่อให้งานโรงแรมสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น เช่น การดูแลระบบบริหารงานโรงแรมต่างๆที่โรงแรมใช้ เน็ตเวิร์ค อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน และระบบดิจิทัลอื่นๆที่โรงแรมมี

ฝ่ายขายและการตลาด

ฝ่ายขายและการตลาดจริงๆแล้วน่าจะเป็นงานหน้าบ้านมากกว่า แต่จริงๆแล้วก็มีส่วนที่คาบเกี่ยวและสามารถตีเป็นงานหลังบ้านได้เช่นกัน เพราะไม่ต้องเผชิญหน้ากับแขกโดยตรง เช่น ฝ่ายที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาด ฝ่ายวิจัยการตลาด และ ฝ่ายโฆษณา เป็นต้น

ฝ่ายบริหาร

ฝ่ายบริหารดูแลแผนกที่เกี่ยวข้องกับงานหลังบ้านทั้งหมด เพื่อทำให้ทั้งฝ่ายหน้าบ้านและหลังบ้านสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ซอฟต์แวร์หลักๆที่ใช้ในงานหลังบ้านมีอะไรบ้าง?

ระบบการจัดการโรงแรม (PMS)

ระบบPMS อย่าง Soraso เป็นซอฟต์แวร์หลักที่จัดการการจอง ความพร้อมของห้องพัก โปรไฟล์ผู้เข้าพัก การเรียกเก็บเงิน การเช็คอิน/เช็คเอาท์

ซอฟต์แวร์การบัญชี

จัดการธุรกรรมทางการเงิน สร้างรายงาน และมักจะใช้งานควบคุ๋กับระบบPMS

ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง

ติดตามระดับสต็อก ทำให้การสั่งซื้อเป็นอัตโนมัติ และช่วยควบคุมต้นทุน

ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

เก็บข้อมูลผู้เข้าพัก จัดการโปรแกรมความภักดี และอนุญาตให้มีการตลาดและการสื่อสารเป้าหมาย

ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS)

จัดการบันทึกพนักงาน สวัสดิการ การจัดตารางเวลา และบัญชีเงินเดือน

ระบบจุดขาย (POS)

ใช้ในร้านอาหาร บาร์ และร้านขายของที่ระลึก ใช้ร่วมกับ PMS เพื่อการเรียกเก็บเงินและการเรียกเก็บค่าห้องพักที่แม่นยำ

ประโยชน์ของการจัดการหลังบ้านโรงแรมที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนรากฐานที่มั่นคง สนับสนุนการเติบโตของธุรกิจโรงแรม ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น ประหยัดเวลา และสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า

ประโยชน์หลักๆ ของการจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• ประหยัดเวลา ลดต้นทุน เพิ่มผลผลิต
• การทำงานเป็นระบบ ระเบียบ ช่วยลดข้อผิดพลาด
• การใช้เทคโนโลยีช่วยให้ทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ

2. ยกระดับการบริการ

• ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ
• ข้อมูลลูกค้าถูกต้อง ครบถ้วน ช่วยให้บริการลูกค้าได้ตรงใจ
• สร้างความประทับใจแก่ลูกค้า เพิ่มโอกาสในการกลับมาใช้บริการอีก

3. เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ

• วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า พฤติกรรม ความต้องการ
• นำเสนอโปรโมชั่น สินค้า บริการ ที่ตรงใจ
• ดึงดูดลูกค้าใหม่ เพิ่มยอดขาย

4. ควบคุมต้นทุน

• จัดการคลังสินค้า วัตถุดิบ สินค้าคงคลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ตรวจสอบสต๊อกสินค้า ป้องกันการสูญเสีย
• ควบคุมค่าใช้จ่าย ช่วยให้มีกำไรมากขึ้น

5. สร้างความมั่นใจ

• ข้อมูลธุรกิจมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้
• ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อกำหนดต่างๆ
• สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า คู่ค้า และนักลงทุน

ตัวอย่างประโยชน์ของงานหลังบ้านที่ดี

• ระบบจองที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้จองห้องพักได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด เพิ่มโอกาสในการขาย
• ระบบบัญชีที่แม่นยำ ช่วยให้ติดตามการเงิน ควบคุมต้นทุน ป้องกันการทุจริต
• ระบบ CRM ช่วยให้เก็บข้อมูลลูกค้า วิเคราะห์พฤติกรรม นำเสนอโปรโมชั่นที่ตรงใจ เพิ่มโอกาสในการขายซ้ำ
• ระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การติดต่อสื่อสารภายในโรงแรมราบรื่น รวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที

การจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจโรงแรม ช่วยให้โรงแรมสามารถแข่งขันในตลาดยุคใหม่ มอบประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า และสร้างความสำเร็จในธุรกิจ

นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์อื่นๆ เพิ่มเติม ดังนี้

• สร้างภาพลักษณ์ที่ดี ให้กับโรงแรม
• ดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถ
• เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
• เตรียมพร้อมสำหรับการเติบโตในอนาคต

การลงทุนในการจัดการหลังบ้าน จึงเป็นสิ่งที่คุ้มค่า ช่วยให้โรงแรมบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและสร้างความสำเร็จในระยะยาว