Quản lý khách sạn và ký túc xá quy mô lớn với hơn 10.000 phòng bằng SORASO

Thách thức trong quản lý

Do Đại học Thammasat quản lý cả khách sạn và ký túc xá với tổng số phòng lên đến hơn 10.000, nên cần có một hệ thống hỗ trợ quản lý nhiều khía cạnh, bao gồm đặt phòng, bảo trì, mua sắm, và quản lý công nợ. Hơn nữa, hệ thống cần hỗ trợ các loại hình đặt phòng đa dạng, bao gồm hàng ngày, hàng tháng, và theo học kỳ (dành cho sinh viên). Số lượng phòng lớn khiến chi phí hoạt động tăng cao vì cần số lượng nhân sự lớn để quản lý. Lỗi trong đặt phòng dễ xảy ra, việc thu nhập không đầy đủ, và khối lượng công việc hành chính quá tải với nhiều giấy tờ không cần thiết. Nhân sự nhiều, lỗi nhiều, chi phí cao và hệ thống quản lý không hiệu quả.

• Quản lý nhiều khách sạn
• Hơn 10.000 phòng
• Các loại hình lưu trú đa dạng: hàng ngày, hàng tháng
• Chi phí hoạt động cao
• Quản lý đặt phòng khó khăn và nhiều lỗi
• Chi phí dự phòng phòng cao
• Thu nhập không đầy đủ
• Khối lượng công việc hành chính quá tải

Kết quả đáng hài lòng

Ông Patthachin, một quản lý tại Văn phòng Quản lý Tài sản Đại học Thammasat cho biết SORASO đã giúp việc quản lý tài nguyên cho việc đặt phòng trở nên hiệu quả hơn. Nó cho phép phân bổ nhân sự như nhân viên vệ sinh, nhân viên F&B và đội bảo trì theo các đặt phòng hiển thị trên hệ thống, giảm thiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự quá mức trong từng thời điểm, giúp tiết kiệm chi phí lên đến 50%.

Thu nhập ngoài tiền phòng, chẳng hạn như từ mini-bar, nhà hàng hoặc các dịch vụ khác, đã trở nên dễ dàng hơn. Không có khoản phí nào bị bỏ sót, và hóa đơn có thể được phát hành ngược lại qua hệ thống công nợ, giúp khách sạn thu đủ tiền và tăng thu nhập lên đến 20%.

Các vấn đề về quản lý phòng, chẳng hạn như việc dọn phòng chậm, dẫn đến số lượng phòng có sẵn không đủ cho khách, đã được giải quyết. SORASO cho phép khách sạn thấy trước các đặt phòng, giúp họ có thời gian để chuẩn bị phòng nhanh hơn và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn. Quản lý đặt phòng tập trung, không có lỗi đặt phòng nào bị mất.

Việc sử dụng SORASO đã giúp giảm chi phí của chúng tôi bằng cách sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn. Chúng tôi không còn cần phải thuê nhân viên vệ sinh hàng tháng; chúng tôi có thể thuê hàng ngày thay thế, với chỉ một người giám sát công việc. Chúng tôi không cần phải có thợ máy trong suốt thời gian làm việc; họ chỉ đến khi cần thiết, nhờ quản lý đặt phòng tốt hơn. Sau khi sử dụng SORASO, tôi đã có thể xóa bỏ các khoản lỗ trong vòng hai năm.

SORASO đã giảm khối lượng công việc hành chính của chúng tôi. Chúng tôi không còn cần admin để phân công nhiệm vụ bằng tay, vì nhân viên của chúng tôi giờ đã biết phòng nào cần dọn hoặc bảo trì dựa trên các đặt phòng rõ ràng trước. Nó cũng giúp trong việc chuẩn bị bữa ăn bằng cách dự đoán số lượng chính xác. Hệ thống này đã thay thế phần lớn các giấy tờ không cần thiết bằng quy trình trực tuyến, ngoại trừ danh sách đặt hàng cho thực phẩm. Điều này đã giúp chúng tôi giảm chi phí cốt lõi và quản lý công việc một cách thông minh mà không cần phải có mặt tại chỗ mỗi ngày, cho phép quản lý từ xa.

Quản lý lưu trú hàng tháng

Đối với lưu trú hàng tháng, các khách sạn và ký túc xá tại Đại học Thammasat có thể phát hành một hóa đơn duy nhất cho tất cả cư dân. Khách có thể thanh toán phí hàng tháng trực tiếp qua web hoặc ứng dụng, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như QR Code, thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ hoặc tiền mặt. Khách cũng có thể cài đặt tự động thanh toán qua thẻ tín dụng, xem hóa đơn và xem lại các khoản chi tiêu trước đây, mang lại sự tiện lợi cho cả khách và người quản lý. Điều này nâng cao hiệu quả thu tiền và giảm chi phí quản lý công nợ.