การเริ่มต้นวันในโรงแรม ไม่ได้เริ่มที่ล็อบบี้ แต่เริ่มที่หน้าจอ Dashboard PMS
สำหรับผู้บริหารและทีม Front Office ระบบ PMS ไม่ใช่แค่เครื่องมือบันทึกข้อมูล แต่คือแผงควบคุมการดำเนินงาน รายได้ และความเสี่ยงของทั้งวัน
คำถามคือ… ทุกเช้าคุณกำลังดู “สิ่งที่สำคัญจริง ๆ” ครบแล้วหรือยัง?
บทความนี้เรียงลำดับ 9 สิ่งที่ควรตรวจสอบ จากระดับที่พลาดได้บ้าง ไปจนถึงสิ่งที่พลาดไม่ได้
9) Internal Tasks & Alerts
เริ่มจากงานค้างภายใน เช่น Night Audit เสร็จสมบูรณ์หรือไม่ มีงานซ่อมบำรุง (Maintenance) ค้างอยู่หรือเปล่า
แม้จะเป็นงานหลังบ้าน แต่ถ้าไม่จัดการตั้งแต่เช้า ปัญหาเล็ก ๆ อาจกลายเป็นแรงกดดันช่วงบ่ายได้
8) Guest Notes & Special Requests
ตรวจสอบข้อมูลแขกพิเศษ เช่น ลูกค้าประจำ (Repeat Guest), โอกาสพิเศษ, ข้อจำกัดด้านอาหารหรือสุขภาพ
รายละเอียดเล็ก ๆ เหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อประสบการณ์เข้าพัก และคะแนนรีวิว ซึ่งมีผลต่อภาพลักษณ์โรงแรมในระยะยาว
7) Overbooking & Low Inventory Alert
ดูว่าห้องประเภทใดใกล้เต็ม และมีความเสี่ยง Oversell หรือไม่
การควบคุม Inventory คือหัวใจของ Hotel Management เพราะความผิดพลาดเพียงครั้งเดียว อาจนำไปสู่ต้นทุน Relocation และรีวิวเชิงลบ
6) Outstanding Payment
ตรวจสอบยอดค้างชำระในแต่ละโฟลิโอ ห้องที่ยังไม่จ่าย หรือ OTA ที่รอการโอน
รายได้ในระบบ PMS ไม่เท่ากับกระแสเงินสดจริง การติดตามตั้งแต่เช้าช่วยลดความเสี่ยงด้าน Cash Flow และหนี้ค้างชำระสะสม
5) Departure Today
วันนี้มีห้องออกกี่ห้อง
จำนวน Departure ส่งผลโดยตรงต่อความเร็วในการหมุนห้อง (Room Turnover) และความพร้อมสำหรับแขกใหม่ หากมีทั้ง Arrival และ Departure สูงในวันเดียวกัน การวางแผน Housekeeping ต้องแม่นยำ
4) Revenue & ADR
เช็ค Revenue on the Book และ Average Daily Rate (ADR)
รายได้วันนี้อยู่ในระดับใด เทียบกับเป้าหมายหรือ Budget แล้วเป็นอย่างไร หากเห็นแนวโน้มต่ำกว่าที่ควร ผู้บริหารยังมีเวลาปรับกลยุทธ์ เช่น Upsell หรือการจัดการราคา
3) Occupancy Today & 7-Day Forecast
อย่ามองเพียงอัตราการเข้าพักวันนี้ แต่ให้ดูแนวโน้มล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
ข้อมูลนี้ช่วยวางแผน Pricing Strategy และการจัดกำลังคน (Staffing) อย่างเหมาะสม โรงแรมที่บริหารเชิงรุกจะใช้ข้อมูลแนวโน้ม ไม่ใช่แค่สถานการณ์ปัจจุบัน
2) Room Status (Real Availability)
ห้องที่ “พร้อมขายจริง” มีกี่ห้อง
Vacant Clean, Vacant Dirty หรือ Out of Order ล้วนส่งผลต่อการตัดสินใจ หาก Arrival สูงแต่ห้องยังไม่พร้อม Front Office จะเป็นด่านแรกที่รับแรงกดดัน
1) Arrival Today
สิ่งที่สำคัญที่สุดในทุกเช้า คือจำนวนแขกเข้าในวันนั้น
มีกี่ห้อง กระจุกช่วงเวลาใด มีกลุ่มหรือ VIP หรือไม่
Arrival คือข้อมูลที่กำหนดจังหวะทั้งวัน หากประเมิน Workload ผิดตั้งแต่ต้น ทีมงานจะทำงานภายใต้ความกดดันตลอดวัน
Dashboard PMS คือเครื่องมือบริหาร ไม่ใช่แค่รายงาน
ระบบ PMS ที่ดีควรช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นทั้ง Operation, Revenue และ Risk ได้ในหน้าเดียว
เมื่อเริ่มต้นวันด้วยข้อมูลที่ครบและตีความถูกต้อง การตัดสินใจจะชัดเจนขึ้น และโรงแรมสามารถทำงานแบบ Proactive แทน Reactive
คำถามสุดท้ายคือ พรุ่งนี้เช้า คุณจะเปิด PMS เพื่อ “ดูตัวเลข” หรือเพื่อ “บริหารทั้งวัน”?