หลายคนคงเคยได้ยินคำว่าระบบหลังบ้านโรงแรมอยู่บ่อยๆ แต่ถ้าให้นึกถึงการทำโรงแรม ส่วนใหญ่ภาพที่คนจะนึกถึงก็ไม่น่าจะพ้นฟังก์ชั่นหลักของโรงแรม เช่น การบริการ การทบริหารการจอง หรือ การตลาดโรงแรมเสียมากกว่า
แต่ทราบไหมว่า งานหลังบ้านโรงแรมก็สำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน เพาะถ้างานหลังบ้านไม่ดี งานหน้าบ้าน (Front Office) ก็จะขาดการสนับสนุน ทำให้ภาพรวมออกมาแย่นั่นเอง
แล้วอะไรคืองานหลังบ้านโรงแรม?
ระบบหลังบ้านโรงแรมคืออะไร?
งานหลังบ้านโรงแรม หรือ Back Office คือ การปฏิบัติงานทุกอย่างที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของงานหน้าบ้าน (Front Office) ที่ต้องเจอกับแขกโดยตรง หรือพูดง่ายๆคืองานหลังบ้านคืองานที่ไม่ต้องเจอกับแขก แต่เป็นงานที่สนับสนุนคนทำงานหน้าบ้านนั่นเอง
ส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานหลังบ้านมีอะไรบ้าง?
ฝ่ายบัญชีและการเงิน
ฝ่ายการเงินและบัญชีมีหน้าที่บริหารรายการใช้จ่ายต่างๆ การจัดการงบประมาณ การทำเงินเดือน ทำบัญชีรายรับ-รายได้ จัดทำรายงานทางการเงิน และ อื่นๆแตกต่างไปในแต่ละโรงแรม
ฝ่ายจัดซื้อและจัดการคลัง
ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบการจัดซื้อและติดตามของต่างๆที่ต้องใช้ในงานบริการโรงแรมในส่วนต่างๆ เช่น F&B หรือ ของใช้ในห้องพัก อีกทั้งฝ่ายจัดซื้อยังต้องควบคุมราคาต้นทุนให้ไม่สูงเกินไป และยังต้องรักษาความสัมพันธ์กับผู้ผลิตและจำหน่ายสินค้าที่ต้องการ
ฝ่ายบุคคล
ฝ่ายบุคคลคอยจัดการเรื่องการหาพนักงานที่มีความสามารถเข้ามาทำงานในโรงแรม ดูเรื่องผลประโยชน์ของพนักงาน จัดการเทรนนิ่งเพื่อยกระดับความสามารถของพนักงาน และ ดูเรื่องข้อกฏหมายแรงงาน
ฝ่ายไอที
ฝ่ายไอทีบริหารจัดการโครงสร้างทางไอทีทั้งหมดของโรงแรมเพื่อให้งานโรงแรมสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น เช่น การดูแลระบบบริหารงานโรงแรมต่างๆที่โรงแรมใช้ เน็ตเวิร์ค อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน และระบบดิจิทัลอื่นๆที่โรงแรมมี
ฝ่ายขายและการตลาด
ฝ่ายขายและการตลาดจริงๆแล้วน่าจะเป็นงานหน้าบ้านมากกว่า แต่จริงๆแล้วก็มีส่วนที่คาบเกี่ยวและสามารถตีเป็นงานหลังบ้านได้เช่นกัน เพราะไม่ต้องเผชิญหน้ากับแขกโดยตรง เช่น ฝ่ายที่ทำการวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาด ฝ่ายวิจัยการตลาด และ ฝ่ายโฆษณา เป็นต้น
ฝ่ายบริหาร
ฝ่ายบริหารดูแลแผนกที่เกี่ยวข้องกับงานหลังบ้านทั้งหมด เพื่อทำให้ทั้งฝ่ายหน้าบ้านและหลังบ้านสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
ซอฟต์แวร์หลักๆที่ใช้ในงานหลังบ้านมีอะไรบ้าง?
ระบบการจัดการโรงแรม (PMS)
ระบบPMS อย่าง Soraso เป็นซอฟต์แวร์หลักที่จัดการการจอง ความพร้อมของห้องพัก โปรไฟล์ผู้เข้าพัก การเรียกเก็บเงิน การเช็คอิน/เช็คเอาท์
ซอฟต์แวร์การบัญชี
จัดการธุรกรรมทางการเงิน สร้างรายงาน และมักจะใช้งานควบคุ๋กับระบบPMS
ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง
ติดตามระดับสต็อก ทำให้การสั่งซื้อเป็นอัตโนมัติ และช่วยควบคุมต้นทุน
ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)
เก็บข้อมูลผู้เข้าพัก จัดการโปรแกรมความภักดี และอนุญาตให้มีการตลาดและการสื่อสารเป้าหมาย
ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS)
จัดการบันทึกพนักงาน สวัสดิการ การจัดตารางเวลา และบัญชีเงินเดือน
ระบบจุดขาย (POS)
ใช้ในร้านอาหาร บาร์ และร้านขายของที่ระลึก ใช้ร่วมกับ PMS เพื่อการเรียกเก็บเงินและการเรียกเก็บค่าห้องพักที่แม่นยำ
ประโยชน์ของการจัดการหลังบ้านโรงแรมที่มีประสิทธิภาพ
การจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนรากฐานที่มั่นคง สนับสนุนการเติบโตของธุรกิจโรงแรม ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น ประหยัดเวลา และสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า
ประโยชน์หลักๆ ของการจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- ประหยัดเวลา ลดต้นทุน เพิ่มผลผลิต
- การทำงานเป็นระบบ ระเบียบ ช่วยลดข้อผิดพลาด
- การใช้เทคโนโลยีช่วยให้ทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ
2. ยกระดับการบริการ
- ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ
- ข้อมูลลูกค้าถูกต้อง ครบถ้วน ช่วยให้บริการลูกค้าได้ตรงใจ
- สร้างความประทับใจแก่ลูกค้า เพิ่มโอกาสในการกลับมาใช้บริการอีก
3. เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ
- วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า พฤติกรรม ความต้องการ
- นำเสนอโปรโมชั่น สินค้า บริการ ที่ตรงใจ
- ดึงดูดลูกค้าใหม่ เพิ่มยอดขาย
4. ควบคุมต้นทุน
- จัดการคลังสินค้า วัตถุดิบ สินค้าคงคลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบสต๊อกสินค้า ป้องกันการสูญเสีย
- ควบคุมค่าใช้จ่าย ช่วยให้มีกำไรมากขึ้น
5. สร้างความมั่นใจ
- ข้อมูลธุรกิจมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้
- ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อกำหนดต่างๆ
- สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า คู่ค้า และนักลงทุน
- ระบบจองที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้จองห้องพักได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด เพิ่มโอกาสในการขาย
- ระบบบัญชีที่แม่นยำ ช่วยให้ติดตามการเงิน ควบคุมต้นทุน ป้องกันการทุจริต
- ระบบ CRM ช่วยให้เก็บข้อมูลลูกค้า วิเคราะห์พฤติกรรม นำเสนอโปรโมชั่นที่ตรงใจ เพิ่มโอกาสในการขายซ้ำ
- ระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การติดต่อสื่อสารภายในโรงแรมราบรื่น รวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที
การจัดการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจโรงแรม ช่วยให้โรงแรมสามารถแข่งขันในตลาดยุคใหม่ มอบประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า และสร้างความสำเร็จในธุรกิจ
นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์อื่นๆ เพิ่มเติม ดังนี้
- สร้างภาพลักษณ์ที่ดี ให้กับโรงแรม
- ดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถ
- เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
- เตรียมพร้อมสำหรับการเติบโตในอนาคต
การลงทุนในการจัดการหลังบ้าน จึงเป็นสิ่งที่คุ้มค่า ช่วยให้โรงแรมบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและสร้างความสำเร็จในระยะยาว