ทำความเข้าใจโฟลิโอของโรงแรม: คู่มือฉบับสมบูรณ์ (อัปเดต 2025)

โฟลิโอ (Folio) คือ “สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน” ที่รวม โพสต์ทุกรายการ (ค่าห้อง, F&B, สปา, มินิบาร์, ค่าธรรมเนียม, ภาษี) และ การรับชำระ ไว้ในที่เดียว ตั้งแต่เช็กอินจนถึงหลังเช็กเอาต์

1) โฟลิโอของโรงแรมคืออะไร?

เอกสาร/หน้าบัญชีใน PMS ที่บันทึก ทุกรายการเคลื่อนไหวทางการเงิน ระหว่างโรงแรมและผู้ชำระเงิน (แขก/บริษัท/เอเจนซี่) รวมถึงการยกเลิก/ปรับยอด (void/adjustment) และ สถานะยอดคงค้าง (balance) เพื่อออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี และปิดบัญชีได้อย่างถูกต้อง

คำที่พบบ่อย: Posting, Transfer, Split, Routing, Settlement, Allowance, Package Allowance, Chargeback, High Balance, AR Aging

2) ประเภทโฟลิโอ (ใช้งานจริง)

• Individual Folio (แขกเดี่ยว): โพสต์ค่าห้องและใช้จ่ายส่วนตัวของผู้เข้าพัก
• Group/Master Folio (โฟลิโอกลุ่ม/หลัก): รวมรายการของกรุ๊ปหรืองานอีเวนต์ ใช้คิดค่าใช้จ่ายส่วนกลาง (ห้องประชุม, คอฟฟี่เบรก)
• Split Folio (แยกชำระ): แยก ธุรกิจ/ส่วนตัว หรือ แขก/บริษัท ตามกติกา routing (เช่น ห้อง → บริษัท, F&B → แขก)
• House Account (บัญชีภายใน/บุคคลภายนอกไม่พัก): โพสต์ค่าใช้จ่ายกิจกรรมภายใน/แขก Walk-in ร้านอาหาร
• Employee Folio (พนักงาน): ใช้ติดตามสิทธิ์พนักงาน/ค่าใช้จ่าย
• Comp Folio (ให้สิทธิ์ฟรี): ห้องหรือบริการ complimentary (VIP/สปอนเซอร์)
• City Ledger Folio (บัญชีลูกหนี้/AR): ย้ายยอดไปเรียกเก็บทีหลัง (บริษัท/เอเจนซี่/เครดิตเทอม) หลังเช็กเอาต์

ทิป: หลาย PMS รองรับ Sub-folio A/B/C/D เพื่อแยกประเภทภาษี/แพ็กเกจ/ค่าใช้จ่าย ทำให้เอกสารภาษีและรายงานชัดเจน

3) โครงสร้างบัญชี: Guest Ledger vs City Ledger

• Guest Ledger: ยอดทั้งหมด “ระหว่างเข้าพัก” (ยังไม่ออกจากโรงแรม)
• City Ledger: ยอดที่ โอนหลังเช็กเอาต์ เพื่อรอติดตามหนี้/ออกใบแจ้งหนี้ (AR) → ใช้กับลูกค้าบริษัท/เอเจนซี่/คอนแทรกต์

4) วงจรชีวิตของโฟลิโอ (Folio Lifecycle)

1. เปิดโฟลิโอ เมื่อสร้างการจอง/เช็กอิน
2. รับโพสต์อัตโนมัติ จาก POS/สปา/โทรศัพท์/มินิบาร์/ภาษี/ค่าธรรมเนียม
3. Routing & Split ตั้งกฎแยกผู้ชำระ (แขก/บริษัท/การเงินภายใน)
4. ตรวจสอบ–ปรับแก้ (void/adjustment/transfer) ตามอำนาจอนุมัติ
5. Settlement ชำระเงิน/รับประกัน (เงินสด, บัตร, VCC, โอน, e-Wallet, 3DS)
6. Checkout/Invoice ออก eFolio/ใบกำกับภาษี ส่งให้แขก/บริษัท
7. ย้ายไป City Ledger (ถ้ามีเครดิตเทอม) และติดตาม AR Aging จนครบชำระ

5) วิธีทำให้โฟลิโอ “แม่น โปร่งใส ใช้งานง่าย”

• ใช้ PMS อัตโนมัติ: ตั้ง routing ล่วงหน้า, mapping รายได้–ภาษี, โพสต์จาก POS แบบเรียลไทม์
• Night Audit & High-Balance Alert: ตรวจยอดท้ายวัน, แจ้งเตือนโฟลิโอเสี่ยง (ยอดสูง/ผิดประเภท)
• eFolio & Digital Receipt: ส่งอีเมล/SMS/ลิงก์ ให้แขกตรวจสอบได้เอง (ลดข้อโต้แย้งหน้าเคาน์เตอร์)
• ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax): เตรียมข้อมูลให้ออกเอกสารถูกต้องตามกฎหมายท้องถิ่น
• Policy ชัดเจน: Deposit/Guarantee/Pre-auth, Late charge, No-show/Shorten stay, Dispute/Chargeback
• สิทธิ์การเข้าถึง (Role-based): แยกสิทธิ์โพสต์/ลบ/ปรับยอด พร้อมบันทึก audit trail

6) การชำระเงินยุคใหม่ (2025)

• Virtual Credit Card (VCC) จาก OTA: โพสต์ตรง, กำหนดวันเปิดใช้/วันหมดอายุ, คุม fraud
• 3-D Secure 2.0 / Tokenization: ลดเสี่ยงโดนปฏิเสธ/ยักยอกข้อมูลบัตร
• Apple/Google Pay & e-Wallet: เช็กเอาต์ไร้สัมผัส, สลิปดิจิทัล
• Pre-authorization & Incremental Auth: กันวงเงินและเติมวงเงินสำหรับ stayover/ยืดคืน
• DCC & ค่าธรรมเนียมแลกเปลี่ยน: ให้แขกเลือกสกุลเงินอย่างโปร่งใส (ชี้แจงเรต/ค่าธรรมเนียม)

ต้องคำนึงถึง PCI-DSS (ความปลอดภัยบัตร) และ PDPA (ข้อมูลส่วนบุคคล) เสมอ

7) ตัวอย่างสถานการณ์ (How-to แบบสั้น)

• แยกบิลบริษัท–แขก: ตั้ง routing ให้ “ค่าห้อง/ภาษีห้อง → Company Folio” และ “F&B/มินิบาร์ → Guest Folio” จากนั้นออก Invoice บริษัท + ส่ง eFolio แขก
• กรุ๊ปประชุม: ใช้ Master Folio โพสต์ค่า coffee break/ห้องประชุม, ห้องพักไปที่ Individual Folio, ปรับยอดส่วนลดเป็น Allowance ที่ master
• หลังเช็กเอาต์พบมินิบาร์: โพสต์ Late Charge ไปยังบัตรที่เก็บ token/การันตีไว้ พร้อมส่ง eFolio อัปเดต

8) เช็กลิสต์โฟลิโอที่ควรมีใน SOP

• ตั้ง Rate/Tax mapping และ Charge Code ชัด
• กำหนด Routing template สำหรับ “Corporate/TA/Long-stay/Group”
• เปิดใช้ High-balance / Duplicate posting alerts
• ออกเอกสาร eFolio/Invoice อัตโนมัติ + ลิงก์ชำระเงิน
• กำหนด สิทธิ์อนุมัติ สำหรับ void/adjust/transfer
• ทำ AR Aging & Dunning (ติดตามหนี้: เตือนรอบ 7/14/30 วัน)

9) ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย (และวิธีเลี่ยง)

• โพสต์ผิด Charge Code → รายงานรายได้ผิดหมวด → แก้ด้วย mapping + เทรนนิ่ง
• ลืมตั้ง Routing → บริษัทถูกเรียกเก็บไม่ครบ → ใช้ template ตามสัญญา
• ปรับลด Allowance ไม่มีหลักฐาน → ใช้เหตุผล/เอกสารแนบ + ล็อกสิทธิ์ผู้อนุมัติ
• ไม่ทำ Night Audit → ยอดคลาดเคลื่อนสะสม → ตั้งกระบวนการปิดวันเคร่งครัด

10) สรุป

โฟลิโอคือหัวใจของความโปร่งใสทางการเงินในโรงแรมสมัยใหม่ การตั้งค่า PMS ให้ถูก (routing, mapping, eFolio), การควบคุมสิทธิ์, และการตรวจสอบรายวัน จะช่วยให้ บิลแม่นยำ, แขกเชื่อมั่น, และ บัญชีปิดง่าย พร้อมต่อยอดสู่รายงาน AR/ภาษีและการตัดสินใจด้านรายได้อย่างมั่นใจ