เลือก Hotel PMS ในไทย ดูแค่ฟีเจอร์ไม่พอ
ระบบ PMS (Property Management System) คือหัวใจของโรงแรม ตั้งแต่รับจอง เช็คอิน จัดห้อง ไปจนออกบิลและปิดยอดประจำวัน ปัญหาคือ ระบบหลายตัวที่ขายในไทยถูกออกแบบมาสำหรับตลาดอื่น แล้วมาแปลเป็นภาษาไทยทีหลัง
ผลคือพนักงานต้องทำงานซ้ำนอกระบบ เช่น กรอก ตม.30 เอง ออกใบกำกับภาษีแยก หรือกระทบยอด PromptPay ด้วยมือ บทความนี้รวม 8 เรื่องที่ Hotel PMS สำหรับโรงแรมไทยควรทำได้ เพื่อให้คุณใช้เทียบก่อนตัดสินใจ
8 เรื่องที่ Hotel PMS สำหรับโรงแรมไทยต้องทำได้
1. รองรับการแจ้ง ตม.30 ได้ทันเวลา
2. ออก e-Tax Invoice และ e-Receipt ได้
กรมสรรพากรส่งเสริมให้ธุรกิจออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบกำกับประเภทนี้เป็นเงื่อนไขของมาตรการอย่าง Easy E-Receipt ที่แขกคนไทยใช้ลดหย่อนภาษี ถ้า PMS ออกเอกสารได้จากบิลเดิมทันที ฝ่ายบัญชีไม่ต้องคีย์ซ้ำ และโรงแรมก็ขายห้องช่วงมาตรการภาษีได้ง่ายขึ้น
3. รับเงินแบบที่คนไทยจ่ายจริง
แขกไทยส่วนใหญ่จ่ายผ่าน PromptPay และ QR ของธนาคาร PMS ควรรับยอดเหล่านี้แล้วผูกกับบิลห้องอัตโนมัติ ไม่ใช่ให้พนักงานเช็คสลิปทีละใบ ยิ่งถ้าใช้ระบบ cashless ในโรงแรมร่วมด้วย การปิดยอดสิ้นวันก็จะเร็วขึ้นมาก
4. เชื่อม OTA และ Channel Manager แบบเรียลไทม์
โรงแรมไทยขายผ่านหลายช่องทางพร้อมกัน ทั้ง OTA ต่างประเทศ เอเย่นทัวร์ และห้องที่ขายเป็น voucher บน marketplace PMS ต้องทำงานกับ Channel Manager แบบสองทาง เพื่อกันห้องขายซ้ำ (overbooking) และควรมี Booking Engine บนเว็บไซต์เพื่อเพิ่ม direct booking ที่ไม่ต้องเสียค่าคอมมิชชัน
5. ผูก POS กับบิลห้องพัก
ร้านอาหาร บาร์ สปา และมินิบาร์ ควรลงบิลเข้าห้องแขก (post to room) ได้ทันที เมื่อ POS และ PMS เป็นระบบเดียวกัน แขกไม่เจอบิลตกหล่นตอนเช็คเอาต์ และฝ่ายบัญชีไม่ต้องกระทบยอดข้ามระบบ
6. ภาษาไทยทั้งหน้าจอและเอกสาร
ไม่ใช่แค่เมนูแปลไทย แต่รวมถึงใบเสร็จ ใบกำกับภาษี รายงาน และคำศัพท์ที่พนักงานไทยใช้จริง ระบบที่พนักงานเข้าใจง่ายช่วยลดเวลาเทรน ซึ่งสำคัญมากในธุรกิจที่พนักงานหมุนเวียนสูง
7. ทีมซัพพอร์ตในไทยที่เข้าใจงานโรงแรม
ระบบมักมีปัญหาตอนตีสองคืนปิดยอด หรือช่วงเทศกาลที่แขกเข้าเต็ม ควรถามให้ชัดว่ามีทีมในไทย ตอบเป็นภาษาไทย และมีคนลงพื้นที่ได้หรือไม่ ทีมที่เคยทำงานในโรงแรมจะเข้าใจปัญหาหน้าเคาน์เตอร์ได้เร็วกว่า
8. ดูแลข้อมูลแขกตาม PDPA
โรงแรมเก็บข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมาก ทั้งเลขพาสปอร์ต เบอร์โทร และประวัติการเข้าพัก PMS ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่ง เก็บประวัติการเข้าดู และช่วยโรงแรมทำตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ได้ เช่น การขอความยินยอมก่อนส่งโปรโมชัน
Checklist ก่อนเลือก Hotel PMS
ใช้คำถามเหล่านี้ตอนดูเดโมกับผู้ให้บริการทุกเจ้า
- เก็บข้อมูลแขกต่างชาติและส่งออกสำหรับ ตม.30 ได้ไหม
- ออก e-Tax Invoice / e-Receipt จากบิลได้เลยหรือต้องใช้ระบบแยก
- รับ PromptPay / QR และกระทบยอดอัตโนมัติไหม
- Channel Manager และ Booking Engine เป็นของระบบเดียวกันหรือต้องเชื่อมหลายเจ้า
- POS ลงบิลเข้าห้องแบบเรียลไทม์ได้ไหม
- เอกสารและรายงานออกเป็นภาษาไทยได้ครบไหม
- ซัพพอร์ตตอบกี่โมง มีทีมในไทยและลงพื้นที่ได้ไหม
- กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้และเก็บ log ตาม PDPA ได้ไหม
- ย้ายข้อมูลจากระบบเดิมใช้เวลาเท่าไร ต้องปิดระบบไหม
คำถามที่พบบ่อย
Hotel PMS คืออะไร
คือระบบบริหารงานหลักของโรงแรม ครอบคลุมการจอง เช็คอิน/เช็คเอาต์ สถานะห้อง แม่บ้าน บิล และรายงาน
PMS ต่างจาก Channel Manager อย่างไร
PMS ดูแลงานภายในโรงแรม ส่วน Channel Manager ส่งราคาและห้องว่างไปยัง OTA ทั้งสองระบบต้องเชื่อมกันเพื่อกันห้องขายซ้ำ
โรงแรมเล็กจำเป็นต้องใช้ PMS ไหม
ถ้าขายผ่าน OTA มากกว่าหนึ่งช่องทาง หรือมีแขกต่างชาติที่ต้องแจ้ง ตม.30 ทุกวัน PMS จะช่วยลดงานและความผิดพลาดได้มาก
Cloud PMS กับแบบติดตั้งในโรงแรม เลือกแบบไหน
Cloud เข้าใช้จากที่ไหนก็ได้และไม่ต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง แต่ควรถามแผนสำรองเมื่ออินเทอร์เน็ตล่ม และตำแหน่งที่เก็บข้อมูลแขก
เปลี่ยน PMS ใช้เวลานานแค่ไหน
ขึ้นกับจำนวนห้อง ระบบที่ต้องเชื่อม และข้อมูลที่ต้องย้าย ควรขอแผนงานที่ระบุวันทำงานคู่ขนานและวันเทรนพนักงานจากผู้ให้บริการ
SORASO: Hotel PMS ที่อยู่ข้างเดียวกับคนโรงแรม
SORASO เป็น hospitality platform ที่พัฒนาในไทยโดย Smart Finder รวม PMS, POS, Channel Manager, Booking Engine, Mobile Hospitality, Cashless และ interface กับระบบอื่นไว้ในที่เดียว และปรับแต่งตามวิธีทำงานของแต่ละโรงแรมได้ เราเรียกแนวคิดนี้ว่า Hospitality Native
นัดดูเดโม SORASO แล้วเอา checklist ข้างบนมาถามทีมเราได้ทุกข้อ → ขอเดโม
แหล่งอ้างอิง