ในยุคดิจิทัล โปรแกรมจัดการโรงแรม หรือที่เรียกว่า PMS (Property Management System) กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจที่พักขนาดเล็ก โปรแกรมเหล่านี้ช่วยจัดการงานประจำวันต่างๆ ของโรงแรม เช่น การจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการ housekeeping การติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย

แต่จริงๆแล้ว มีโปรแกรมอื่นๆที่ใช้ในโรงแรมอีกหลายตัว ไม่ว่าจะเป็นระบบ Channel Manager ระบบ Booking Engine ระบบจุดขาย POS ระบบเชื่อมต่อ และระบบอื่นๆอีกนับไม่ถ้วน แต่สำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่มีห้องพักไม่มาก Soraso แนะนำว่าใช้แค่โปรแกรมโรงแรม PMS ก็เพียงพอ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบโรงแรมอื่นๆที่ใช้ในโรงแรมได้ที่นี่

ข้อดีของการใช้โปรแกรมจัดการโรงแรมขนาดเล็ก

• ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ: โปรแกรมโรงแรมช่วยลดงาน manual ต่างๆ เช่น การจดบันทึกการจอง การติดตามการชำระเงิน และการจัดการตารางเวลา housekeeping ซึ่งช่วยให้พนักงานของคุณมีเวลาให้บริการลูกค้าได้มากขึ้น
• เพิ่มยอดจอง: โปรแกรม PMS มีเครื่องมือเชื่อมต่อ ที่ช่วยให้คุณโปรโมทโรงแรมของคุณบนช่องทางออนไลน์ต่างๆ เช่น เว็บไซต์จองห้องพัก และโซเชียลมีเดีย ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสที่จะดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: โปรแกรม PMS ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมอบบริการที่เป็นส่วนตัวและน่าจดจำแก่ลูกค้าของคุณ
• ติดตามข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ: โปรแกรม PMS มีรายงานและข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อติดตามอัตราการเข้าพัก วิเคราะห์รูปแบบการจอง และระบุโอกาสในการเพิ่มรายได้

ฟีเจอร์ที่ต้องมีของโปรแกรมจัดการโรงแรมขนาดเล็ก

โปรแกรมจัดการโรงแรมหรือที่เรียกว่า PMS (Property Management System) มีฟีเจอร์มากมาย แต่ฟีเจอร์ที่มีความสำคัญสำหรับธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กมีดังนี้:

• ระบบจัดการห้องพัก: ช่วยในการทำเช็คอิน/เช็คเอาท์ ดูสถานะห้องพัก ย้ายห้องพัก โพสค่าใช้จ่ายเข้าห้องพัก เป็นต้น
• ระบบการจองออนไลน์: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถจองห้องพักบนเว็บไซต์ของคุณโดยตรง ซึ่งช่วยลดงาน manual และเพิ่มยอดจอง
• ระบบจัดการ housekeeping: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณติดตามสถานะการทำความสะอาดห้องพัก มอบหมายงาน housekeeping และติดตามสต็อกของใช้ในห้องพัก
• ระบบการชำระเงิน: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณประมวลผลการชำระเงินจากลูกค้า ออกใบแจ้งหนี้ และติดตามการชำระเงิน
• รายงาน: โปรแกรม PMS ควรสร้างรายงานที่หลากหลาย ซึ่งช่วยให้คุณติดตามประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ ระบุโอกาสในการเพิ่มรายได้ และตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด
• การเชื่อมต่อกับช่องทางออนไลน์: โปรแกรม PMS ควรสามารถผสานรวมกับช่องทางออนไลน์ต่างๆ เช่น เว็บไซต์จองห้องพัก และโซเชียลมีเดีย ซึ่งช่วยให้คุณอัปเดตข้อมูลการจองห้องพักของคุณโดยอัตโนมัติ และดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ

สรุป

โรงแรมขนาดเล็กที่มีห้องพักไม่มากไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมหลายตัว ใช้เพียงแค่ระบบPMSก็เพียงพอต่อความต้องการในการบริหารจัดการเกือบทั้งหมด ฟีเจอร์ที่ต้องใช้หลักๆก็คือ ระบบจัดการห้องพัก ระบบการจอง ระบบจัดการ housekeeping ระบบการชำระเงิน รายงาน การเชื่อมต่อกับช่องทางออนไลน์