ระบบ PMS (Property Management System) เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรม ช่วยให้การจัดการงานต่างๆ ภายในโรงแรมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่การจองห้องพัก การจัดการข้อมูลลูกค้า การบริหารจัดการภายในห้องพัก การชำระเงิน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
PMS คืออะไร?
ระบบการจัดโรงแรม หรือ PMS(Property Management System) เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการและบริหารจัดการที่พักอย่างมีระบบ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม รีสอร์ท อพาร์ตเมนท์ หรือที่พักประเภทอื่นๆ PMS ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถบริหารจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการรายได้ และการบริการลูกค้าได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ฟังก์ชั่นหลักของระบบ PMS มีอะไรบ้าง
การจัดการการจองห้องพัก (Reservations)
รองรับการจองผ่านช่องทางต่างๆ เช่น เว็บไซต์ของโรงแรม โทรศัพท์ ตัวแทนการท่องเที่ยว และช่องทางออนไลน์อื่นๆ
- ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
- จองห้องพัก
- ยกเลิก/แก้ไขการจอง
- รอ waiting list
- บันทึกข้อมูลการจอง
- เชื่อมต่อกับระบบ Channel Manager
- เชื่อมต่อกับระบบ Internet Booking Engine
การจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM)
เก็บข้อมูลประวัติการเข้าพัก ข้อมูลส่วนตัว ความชอบต่างๆ ของลูกค้า
- เก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร อีเมล์ ข้อมูลติดต่อ และอื่นๆ
- เก็บประวัติการเข้าพัก
- บันทึกความชอบของลูกค้า
- วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า
- แบ่งกลุ่มลูกค้า
- ใช้ข้อมูลเพื่อทำการตลาดแบบตรงจุด
การบริหารจัดการห้องพัก (Front Desk)
ควบคุมสถานะห้องพัก ทำความสะอาด เตรียมของใช้ต่างๆ
- เช็คอิน เช็คเอาท์
- ย้ายห้อง
- ตรวจสอบสถานะห้อง (ว่าง ทำความสะอาด ห้องเสีย ห้องจอง สถานะการชำระเงิน)
- จัดการงานแม่บ้าน
- แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
- เตรียมของใช้ในห้องพัก
- บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด
การชำระเงิน Cashier
รองรับการชำระเงินผ่านช่องทางต่างๆเพื่อความสะดวกสบายของลูกค้า และเพิ่มประสบการณ์ที่ดี
- รองรับบัตรเครดิต
- รองรับการโอนเงิน
- รองรับการจ่ายเงินสด
- ออกใบเสร็จ
- บันทึกข้อมูลการชำระเงิน
การจัดการสินค้าและบริการอื่นๆ
- ขายอาหารและเครื่องดื่ม
- บริการสปา
- บริการรถรับส่ง
- บริการอื่นๆ
- เชื่อมต่อกับระบบ POS (Point-of-Sales)
รายงานต่างๆ (Reports)
เก็บข้อมูลมาวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจ
- รายงานการจอง
- รายงานการเข้าพัก
- รายงานรายได้
- รายงานลูกค้า
- วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
- แดชบอร์ด
ระบบแม่บ้าน (Housekeeping)
จัดการงานแม่บ้าน แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
- จัดตารางงานแม่บ้าน
- แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
- ตรวจสอบความเรียบร้อยของห้องพัก
- บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด
การจัดการทางงานบัญชี (Accounting)
จัดการข้อมูลทั้งหมดที่ต้องใช้ในงานบัญชี เชื่อมต่อข้อมูลการจอง การชำระเงิน
- เชื่อมต่อกับระบบบัญชี
- บันทึกข้อมูลการจอง
- บันทึกข้อมูลการชำระเงิน
- ออกรายงานทางการเงิน
ไนท์ออดิท (Night Audit)
ใช้สำหรับปิดยอดประจำวัน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และเตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป
- ปิดยอดประจำวัน
- ตรวจสอบการจอง
- ตรวจสอบการเข้าพัก
- ตรวจสอบการชำระเงิน
- บันทึกรายการต่างๆ
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- เตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป
- เตรียมรายงานสำหรับแผนกต่างๆ
- เตรียมข้อมูลสำหรับระบบอื่นๆ
- สำรองข้อมูลระบบ
- ตรวจสอบระบบ
ประโยชน์ของ PMS ทำไมโรงแรมต้องใช้
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ช่วยให้โรงแรมทำงานเป็นระบบมากขึ้น เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก เพิ่มProductivityให้โรงแรม
ใช้คนน้อยลง
เนื่องจากข้อมูลอยู่ตรงกลางในระบบ การจัดการต่างๆไม่มีความจำเป็นต้องใช้คนเยอะเลย บางโรงแรมสามารถใช้พนักงานหน้าFrontแค่คนเดียวแต่ก็ยังรับมือไหว
ประหยัดต้นทุน
ประหยัดเวลาในการจัดการสิ่งต่างๆ เช่น การทำจอง การค้นหา การออกบิล และ อื่นๆ อีกทั้งยังลดการสูญเสียที่ไม่จำเป็น เช่น กระดาษ เป็นต้น
ช่วยเพิ่มยอดขาย
โรงแรมสามารถใช้ข้อมูลมหาศาลที่อยู่ในระบบมาวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า เพื่อทำการตลาดแบบตรงจุดในการเสนอโปรโมชั่นที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม ทั้งนี้ทั้งนั้นเพื่อเพิ่มโอกาสในการขายให้มากยิ่งขึ้น
พัฒนาความพึงพอใจของลูกค้า
ด้วยบริการที่รวดเร็วและแม่นยำจากการใช้ระบบเข้ามาช่วย ทำให้โรงแรมสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าไปโดยปริยาย
จะเลือกระบบ PMS สักตัว ต้องดูอะไรบ้าง
1. ฟังก์ชั่นการใช้งานของ PMS
ฟีเจอร์หลักๆต้องมีครบและละเอียดมากพอเพื่อรองรับการทำงานของโรงแรม
- Front Desk
- Reservations
- Housekeeping
- Maintenance
- Cashier
- Night Audit
- Reports
2. ราคา
ราคาของPMSแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ให้บริการ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและปัจจัยต่างๆ เช่น
- ขนาดของโรงแรม
- ความต้องการด้านฟังก์ชั่นมากน้อยแค่ไหน
- ผู้ให้บริการ
- *ควรเปรียบเทียบราคาจากหลายๆ ผู้ให้บริการ และ เลือกให้เหมาะสมกับงบประมาณ
3. เทคโนโลยี
เทคโนโลยีของระบบPMSเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ต้องพิจารณา เช่น
- เป็นระบบ Cloud-based หรือ On-premised(Server-based) หรือ แบบผสม(Hybrid)
- ภาษาหลักที่ใช้เขียน ควรเป็นภาษาที่ไม่ตกยุค มีนักพัฒนาใช้เป็นชุมชนอยู่เยอะ เพื่อรองรับการอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆได้อยู่เสมอในอนาคต
4. การบริการ
การบริการของผู้ให้บริการPMSมีหลายระดับ ตั้งแต่การบริการแบบกึ่งบริการตัวเอง บริการผ่านอีเมล์ บริการผ่านโซเชียลมีเดีย บริการผ่านโทรศัพท์ บริการออนไซท์ หรือทั้งหมดรวมกัน
5. ความปลอดภัยของข้อมูล
หนึ่งสิ่งที่เป็นปัญหาที่โรงแรมอาจได้เจอมาไม่มากก็น้อย ก็คือการโดนแฮ็กข้อมูล หรือ การโดนRansomware ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ง่ายๆด้วยการเลือกผู้ให้บริการPMSที่มีระบบป้องกันDatabaseที่ปลอดภัย ในกรณีที่เป็นระบบServer-Based หรือ โรงแรมใช้Serverของตัวเองในการใช้งาน อาจจะต้องให้ผู้ให้บริการ PMS ทำการป้องกัน และทำการอัพเดทช่องโหว่อยู่เสมอ แต่สำหรับSoraso Cloud PMS เราใช้บริการโฮสต์ข้อมูลบน Azure Cloud Platform ซึ่งมีความปลอดภัยสูงอยู่แล้ว จึงไม่มีปัญหาแต่อย่างใด
6. สามารถรองรับหลายภาษา
PMSที่มีการรองรับหลายภาษาเป็นประโยชน์สำหรับโรงแรมในการเพิ่มความยืดหยุ่นในการจ้างพนักงานหลากหลายสัญชาติ อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานใช้เวลาเรียนรู้ระบบสั้นลง
7. ความง่ายในการใช้งาน
ความง่ายเป็นปัจจัยหลักที่โรงแรมควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาระบบ PMS เนื่องจากเป็นระบบที่ใหญ่ การเรียนรู้ระบบทั้งระบบอาจใช้เวลาพอสมควร ถ้าระบบใช้ง่าย โรงแรมก็สามารถลดเวลาในการเทรนนิ่งพนักงานได้ อีกทั้งความง่ายในการใช้งานยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดข้อผิดพลาดของพนักงานได้อีกด้วย
8. ผู้ให้บริการ
โรงแรมควรเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ มีความรู้และประสบการณ์ด้านโรงแรมอย่างแท้จริง
9. ความหลากหลายในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ
ทุกวันนี้ โรงแรมมีการใช้ระบบย่อยๆเข้ามาช่วยจัดการงานในแต่ละภาคส่วนเยอะมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจอง การขาย การบริการ และอื่นๆอีกมากมาย โรงแรมควรเลือกระบบPMSที่สามารถเชื่อมต่อระบบที่โรงแรมใช้อยู่ เพื่อให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและราบรื่น