ระบบ PMS (Property Management System) เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรม ช่วยให้การจัดการงานต่างๆ ภายในโรงแรมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่การจองห้องพัก การจัดการข้อมูลลูกค้า การบริหารจัดการภายในห้องพัก การชำระเงิน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก

PMS คืออะไร?

ระบบการจัดโรงแรม หรือ PMS(Property Management System) เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการและบริหารจัดการที่พักอย่างมีระบบ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม รีสอร์ท อพาร์ตเมนท์ หรือที่พักประเภทอื่นๆ PMS ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถบริหารจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการรายได้ และการบริการลูกค้าได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ฟังก์ชั่นหลักของระบบ PMS มีอะไรบ้าง

การจัดการการจองห้องพัก (Reservations)

รองรับการจองผ่านช่องทางต่างๆ เช่น เว็บไซต์ของโรงแรม โทรศัพท์ ตัวแทนการท่องเที่ยว และช่องทางออนไลน์อื่นๆ

• ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
• จองห้องพัก
• ยกเลิก/แก้ไขการจอง
• รอ waiting list
• บันทึกข้อมูลการจอง
• เชื่อมต่อกับระบบ Channel Manager
• เชื่อมต่อกับระบบ Internet Booking Engine

การจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM)

เก็บข้อมูลประวัติการเข้าพัก ข้อมูลส่วนตัว ความชอบต่างๆ ของลูกค้า

• เก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร อีเมล์ ข้อมูลติดต่อ และอื่นๆ
• เก็บประวัติการเข้าพัก
• บันทึกความชอบของลูกค้า
• วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า
• แบ่งกลุ่มลูกค้า
• ใช้ข้อมูลเพื่อทำการตลาดแบบตรงจุด

การบริหารจัดการห้องพัก (Front Desk)

ควบคุมสถานะห้องพัก ทำความสะอาด เตรียมของใช้ต่างๆ

• เช็คอิน เช็คเอาท์
• ย้ายห้อง
• ตรวจสอบสถานะห้อง (ว่าง ทำความสะอาด ห้องเสีย ห้องจอง สถานะการชำระเงิน)
• จัดการงานแม่บ้าน
• แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
• เตรียมของใช้ในห้องพัก
• บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด

การชำระเงิน Cashier

รองรับการชำระเงินผ่านช่องทางต่างๆเพื่อความสะดวกสบายของลูกค้า และเพิ่มประสบการณ์ที่ดี

• รองรับบัตรเครดิต
• รองรับการโอนเงิน
• รองรับการจ่ายเงินสด
• ออกใบเสร็จ
• บันทึกข้อมูลการชำระเงิน

การจัดการสินค้าและบริการอื่นๆ

• ขายอาหารและเครื่องดื่ม
• บริการสปา
• บริการรถรับส่ง
• บริการอื่นๆ
• เชื่อมต่อกับระบบ POS (Point-of-Sales)

รายงานต่างๆ (Reports)

เก็บข้อมูลมาวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจ

• รายงานการจอง
• รายงานการเข้าพัก
• รายงานรายได้
• รายงานลูกค้า
• วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
• แดชบอร์ด

ระบบแม่บ้าน (Housekeeping)

จัดการงานแม่บ้าน แจ้งเตือนงานทำความสะอาด

• จัดตารางงานแม่บ้าน
• แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
• ตรวจสอบความเรียบร้อยของห้องพัก
• บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด

การจัดการทางงานบัญชี (Accounting)

จัดการข้อมูลทั้งหมดที่ต้องใช้ในงานบัญชี เชื่อมต่อข้อมูลการจอง การชำระเงิน

• เชื่อมต่อกับระบบบัญชี
• บันทึกข้อมูลการจอง
• บันทึกข้อมูลการชำระเงิน
• ออกรายงานทางการเงิน

ไนท์ออดิท (Night Audit)

ใช้สำหรับปิดยอดประจำวัน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และเตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป

• ปิดยอดประจำวัน
• ตรวจสอบการจอง
• ตรวจสอบการเข้าพัก
• ตรวจสอบการชำระเงิน
• บันทึกรายการต่างๆ
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• เตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป
• เตรียมรายงานสำหรับแผนกต่างๆ
• เตรียมข้อมูลสำหรับระบบอื่นๆ
• สำรองข้อมูลระบบ
• ตรวจสอบระบบ

ประโยชน์ของ PMS ทำไมโรงแรมต้องใช้

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ช่วยให้โรงแรมทำงานเป็นระบบมากขึ้น เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก เพิ่มProductivityให้โรงแรม

ใช้คนน้อยลง

เนื่องจากข้อมูลอยู่ตรงกลางในระบบ การจัดการต่างๆไม่มีความจำเป็นต้องใช้คนเยอะเลย บางโรงแรมสามารถใช้พนักงานหน้าFrontแค่คนเดียวแต่ก็ยังรับมือไหว

ประหยัดต้นทุน

ประหยัดเวลาในการจัดการสิ่งต่างๆ เช่น การทำจอง การค้นหา การออกบิล และ อื่นๆ อีกทั้งยังลดการสูญเสียที่ไม่จำเป็น เช่น กระดาษ เป็นต้น

ช่วยเพิ่มยอดขาย

โรงแรมสามารถใช้ข้อมูลมหาศาลที่อยู่ในระบบมาวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า เพื่อทำการตลาดแบบตรงจุดในการเสนอโปรโมชั่นที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม ทั้งนี้ทั้งนั้นเพื่อเพิ่มโอกาสในการขายให้มากยิ่งขึ้น

พัฒนาความพึงพอใจของลูกค้า

ด้วยบริการที่รวดเร็วและแม่นยำจากการใช้ระบบเข้ามาช่วย ทำให้โรงแรมสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าไปโดยปริยาย

จะเลือกระบบ PMS สักตัว ต้องดูอะไรบ้าง

1. ฟังก์ชั่นการใช้งานของ PMS

ฟีเจอร์หลักๆต้องมีครบและละเอียดมากพอเพื่อรองรับการทำงานของโรงแรม

• Front Desk
• Reservations
• Housekeeping
• Maintenance
• Cashier
• Night Audit
• Reports

2. ราคา

ราคาของPMSแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ให้บริการ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและปัจจัยต่างๆ เช่น

• ขนาดของโรงแรม
• ความต้องการด้านฟังก์ชั่นมากน้อยแค่ไหน
• ผู้ให้บริการ
• *ควรเปรียบเทียบราคาจากหลายๆ ผู้ให้บริการ และ เลือกให้เหมาะสมกับงบประมาณ

3. เทคโนโลยี

เทคโนโลยีของระบบPMSเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ต้องพิจารณา เช่น

• เป็นระบบ Cloud-based หรือ On-premised(Server-based) หรือ แบบผสม(Hybrid)
• ภาษาหลักที่ใช้เขียน ควรเป็นภาษาที่ไม่ตกยุค มีนักพัฒนาใช้เป็นชุมชนอยู่เยอะ เพื่อรองรับการอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆได้อยู่เสมอในอนาคต

4. การบริการ

การบริการของผู้ให้บริการPMSมีหลายระดับ ตั้งแต่การบริการแบบกึ่งบริการตัวเอง บริการผ่านอีเมล์ บริการผ่านโซเชียลมีเดีย บริการผ่านโทรศัพท์ บริการออนไซท์ หรือทั้งหมดรวมกัน

5. ความปลอดภัยของข้อมูล

หนึ่งสิ่งที่เป็นปัญหาที่โรงแรมอาจได้เจอมาไม่มากก็น้อย ก็คือการโดนแฮ็กข้อมูล หรือ การโดนRansomware ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ง่ายๆด้วยการเลือกผู้ให้บริการPMSที่มีระบบป้องกันDatabaseที่ปลอดภัย ในกรณีที่เป็นระบบServer-Based หรือ โรงแรมใช้Serverของตัวเองในการใช้งาน อาจจะต้องให้ผู้ให้บริการ PMS ทำการป้องกัน และทำการอัพเดทช่องโหว่อยู่เสมอ แต่สำหรับSoraso Cloud PMS เราใช้บริการโฮสต์ข้อมูลบน Azure Cloud Platform ซึ่งมีความปลอดภัยสูงอยู่แล้ว จึงไม่มีปัญหาแต่อย่างใด

6. สามารถรองรับหลายภาษา

PMSที่มีการรองรับหลายภาษาเป็นประโยชน์สำหรับโรงแรมในการเพิ่มความยืดหยุ่นในการจ้างพนักงานหลากหลายสัญชาติ อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานใช้เวลาเรียนรู้ระบบสั้นลง

7. ความง่ายในการใช้งาน

ความง่ายเป็นปัจจัยหลักที่โรงแรมควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาระบบ PMS เนื่องจากเป็นระบบที่ใหญ่ การเรียนรู้ระบบทั้งระบบอาจใช้เวลาพอสมควร ถ้าระบบใช้ง่าย โรงแรมก็สามารถลดเวลาในการเทรนนิ่งพนักงานได้ อีกทั้งความง่ายในการใช้งานยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดข้อผิดพลาดของพนักงานได้อีกด้วย

8. ผู้ให้บริการ

โรงแรมควรเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ มีความรู้และประสบการณ์ด้านโรงแรมอย่างแท้จริง

9. ความหลากหลายในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ

ทุกวันนี้ โรงแรมมีการใช้ระบบย่อยๆเข้ามาช่วยจัดการงานในแต่ละภาคส่วนเยอะมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจอง การขาย การบริการ และอื่นๆอีกมากมาย โรงแรมควรเลือกระบบPMSที่สามารถเชื่อมต่อระบบที่โรงแรมใช้อยู่ เพื่อให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและราบรื่น

เช็ครายชื่อผู้ให้บริการที่Sorasoสามารถเชื่อมต่อได้