logo
← Back to blogs

Published: 2024-02-20

ระบบ PMS ในโรงแรมคืออะไร? มีประโยชน์ยังไง? เลือกยังไง?

ระบบ PMS ในโรงแรมคืออะไร? มีประโยชน์ยังไง? เลือกยังไง?

ระบบ PMS (Property Management System) เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรม ช่วยให้การจัดการงานต่างๆ ภายในโรงแรมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่การจองห้องพัก การจัดการข้อมูลลูกค้า การบริหารจัดการภายในห้องพัก การชำระเงิน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก

PMS คืออะไร?

ระบบการจัดโรงแรม หรือ PMS(Property Management System) เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการและบริหารจัดการที่พักอย่างมีระบบ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม รีสอร์ท อพาร์ตเมนท์ หรือที่พักประเภทอื่นๆ PMS ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถบริหารจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการรายได้ และการบริการลูกค้าได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ฟังก์ชั่นหลักของระบบ PMS มีอะไรบ้าง

การจัดการการจองห้องพัก (Reservations)

รองรับการจองผ่านช่องทางต่างๆ เช่น เว็บไซต์ของโรงแรม โทรศัพท์ ตัวแทนการท่องเที่ยว และช่องทางออนไลน์อื่นๆ

  • ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
  • จองห้องพัก
  • ยกเลิก/แก้ไขการจอง
  • รอ waiting list
  • บันทึกข้อมูลการจอง
  • เชื่อมต่อกับระบบ Channel Manager
  • เชื่อมต่อกับระบบ Internet Booking Engine

การจัดการข้อมูลลูกค้า (CRM)

เก็บข้อมูลประวัติการเข้าพัก ข้อมูลส่วนตัว ความชอบต่างๆ ของลูกค้า

  • เก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร อีเมล์ ข้อมูลติดต่อ และอื่นๆ
  • เก็บประวัติการเข้าพัก
  • บันทึกความชอบของลูกค้า
  • วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า
  • แบ่งกลุ่มลูกค้า
  • ใช้ข้อมูลเพื่อทำการตลาดแบบตรงจุด

การบริหารจัดการห้องพัก (Front Desk)

ควบคุมสถานะห้องพัก ทำความสะอาด เตรียมของใช้ต่างๆ

  • เช็คอิน เช็คเอาท์
  • ย้ายห้อง
  • ตรวจสอบสถานะห้อง (ว่าง ทำความสะอาด ห้องเสีย ห้องจอง สถานะการชำระเงิน)
  • จัดการงานแม่บ้าน
  • แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
  • เตรียมของใช้ในห้องพัก
  • บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด

การชำระเงิน Cashier

รองรับการชำระเงินผ่านช่องทางต่างๆเพื่อความสะดวกสบายของลูกค้า และเพิ่มประสบการณ์ที่ดี

  • รองรับบัตรเครดิต
  • รองรับการโอนเงิน
  • รองรับการจ่ายเงินสด
  • ออกใบเสร็จ
  • บันทึกข้อมูลการชำระเงิน

การจัดการสินค้าและบริการอื่นๆ

  • ขายอาหารและเครื่องดื่ม
  • บริการสปา
  • บริการรถรับส่ง
  • บริการอื่นๆ
  • เชื่อมต่อกับระบบ POS (Point-of-Sales)

รายงานต่างๆ (Reports)

เก็บข้อมูลมาวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจ

  • รายงานการจอง
  • รายงานการเข้าพัก
  • รายงานรายได้
  • รายงานลูกค้า
  • วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
  • แดชบอร์ด

ระบบแม่บ้าน (Housekeeping)

จัดการงานแม่บ้าน แจ้งเตือนงานทำความสะอาด

  • จัดตารางงานแม่บ้าน
  • แจ้งเตือนงานทำความสะอาด
  • ตรวจสอบความเรียบร้อยของห้องพัก
  • บันทึกข้อมูลการทำความสะอาด

การจัดการทางงานบัญชี (Accounting)

จัดการข้อมูลทั้งหมดที่ต้องใช้ในงานบัญชี เชื่อมต่อข้อมูลการจอง การชำระเงิน

  • เชื่อมต่อกับระบบบัญชี
  • บันทึกข้อมูลการจอง
  • บันทึกข้อมูลการชำระเงิน
  • ออกรายงานทางการเงิน

ไนท์ออดิท (Night Audit)

ใช้สำหรับปิดยอดประจำวัน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และเตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป

  • ปิดยอดประจำวัน
  • ตรวจสอบการจอง
  • ตรวจสอบการเข้าพัก
  • ตรวจสอบการชำระเงิน
  • บันทึกรายการต่างๆ
  • ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • เตรียมข้อมูลสำหรับวันถัดไป
  • เตรียมรายงานสำหรับแผนกต่างๆ
  • เตรียมข้อมูลสำหรับระบบอื่นๆ
  • สำรองข้อมูลระบบ
  • ตรวจสอบระบบ

soraso-hotel-software-platform

ประโยชน์ของ PMS ทำไมโรงแรมต้องใช้

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ช่วยให้โรงแรมทำงานเป็นระบบมากขึ้น เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก เพิ่มProductivityให้โรงแรม

ใช้คนน้อยลง

เนื่องจากข้อมูลอยู่ตรงกลางในระบบ การจัดการต่างๆไม่มีความจำเป็นต้องใช้คนเยอะเลย บางโรงแรมสามารถใช้พนักงานหน้าFrontแค่คนเดียวแต่ก็ยังรับมือไหว

ประหยัดต้นทุน

ประหยัดเวลาในการจัดการสิ่งต่างๆ เช่น การทำจอง การค้นหา การออกบิล และ อื่นๆ อีกทั้งยังลดการสูญเสียที่ไม่จำเป็น เช่น กระดาษ เป็นต้น

ช่วยเพิ่มยอดขาย

โรงแรมสามารถใช้ข้อมูลมหาศาลที่อยู่ในระบบมาวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า เพื่อทำการตลาดแบบตรงจุดในการเสนอโปรโมชั่นที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม ทั้งนี้ทั้งนั้นเพื่อเพิ่มโอกาสในการขายให้มากยิ่งขึ้น

พัฒนาความพึงพอใจของลูกค้า

ด้วยบริการที่รวดเร็วและแม่นยำจากการใช้ระบบเข้ามาช่วย ทำให้โรงแรมสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าไปโดยปริยาย

จะเลือกระบบ PMS สักตัว ต้องดูอะไรบ้าง

1. ฟังก์ชั่นการใช้งานของ PMS

ฟีเจอร์หลักๆต้องมีครบและละเอียดมากพอเพื่อรองรับการทำงานของโรงแรม

  • Front Desk
  • Reservations
  • Housekeeping
  • Maintenance
  • Cashier
  • Night Audit
  • Reports

2. ราคา

ราคาของPMSแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ให้บริการ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและปัจจัยต่างๆ เช่น

  • ขนาดของโรงแรม
  • ความต้องการด้านฟังก์ชั่นมากน้อยแค่ไหน
  • ผู้ให้บริการ
  • *ควรเปรียบเทียบราคาจากหลายๆ ผู้ให้บริการ และ เลือกให้เหมาะสมกับงบประมาณ

3. เทคโนโลยี

เทคโนโลยีของระบบPMSเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ต้องพิจารณา เช่น

  • เป็นระบบ Cloud-based หรือ On-premised(Server-based) หรือ แบบผสม(Hybrid)
  • ภาษาหลักที่ใช้เขียน ควรเป็นภาษาที่ไม่ตกยุค มีนักพัฒนาใช้เป็นชุมชนอยู่เยอะ เพื่อรองรับการอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆได้อยู่เสมอในอนาคต

4. การบริการ

การบริการของผู้ให้บริการPMSมีหลายระดับ ตั้งแต่การบริการแบบกึ่งบริการตัวเอง บริการผ่านอีเมล์ บริการผ่านโซเชียลมีเดีย บริการผ่านโทรศัพท์ บริการออนไซท์ หรือทั้งหมดรวมกัน

5. ความปลอดภัยของข้อมูล

หนึ่งสิ่งที่เป็นปัญหาที่โรงแรมอาจได้เจอมาไม่มากก็น้อย ก็คือการโดนแฮ็กข้อมูล หรือ การโดนRansomware ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ง่ายๆด้วยการเลือกผู้ให้บริการPMSที่มีระบบป้องกันDatabaseที่ปลอดภัย ในกรณีที่เป็นระบบServer-Based หรือ โรงแรมใช้Serverของตัวเองในการใช้งาน อาจจะต้องให้ผู้ให้บริการ PMS ทำการป้องกัน และทำการอัพเดทช่องโหว่อยู่เสมอ แต่สำหรับSoraso Cloud PMS เราใช้บริการโฮสต์ข้อมูลบน Azure Cloud Platform ซึ่งมีความปลอดภัยสูงอยู่แล้ว จึงไม่มีปัญหาแต่อย่างใด

6. สามารถรองรับหลายภาษา

PMSที่มีการรองรับหลายภาษาเป็นประโยชน์สำหรับโรงแรมในการเพิ่มความยืดหยุ่นในการจ้างพนักงานหลากหลายสัญชาติ อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานใช้เวลาเรียนรู้ระบบสั้นลง

7. ความง่ายในการใช้งาน

ความง่ายเป็นปัจจัยหลักที่โรงแรมควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาระบบ PMS เนื่องจากเป็นระบบที่ใหญ่ การเรียนรู้ระบบทั้งระบบอาจใช้เวลาพอสมควร ถ้าระบบใช้ง่าย โรงแรมก็สามารถลดเวลาในการเทรนนิ่งพนักงานได้ อีกทั้งความง่ายในการใช้งานยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดข้อผิดพลาดของพนักงานได้อีกด้วย

8. ผู้ให้บริการ

โรงแรมควรเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ มีความรู้และประสบการณ์ด้านโรงแรมอย่างแท้จริง

9. ความหลากหลายในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ

ทุกวันนี้ โรงแรมมีการใช้ระบบย่อยๆเข้ามาช่วยจัดการงานในแต่ละภาคส่วนเยอะมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจอง การขาย การบริการ และอื่นๆอีกมากมาย โรงแรมควรเลือกระบบPMSที่สามารถเชื่อมต่อระบบที่โรงแรมใช้อยู่ เพื่อให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและราบรื่น

เช็ครายชื่อผู้ให้บริการที่Sorasoสามารถเชื่อมต่อได้

Paper Plane

อัพเดทบทความล่าสุด

เพียงติดตามข่าวสารและอัพเดตล่าสุดจาก Soraso

*ในการกดติดตาม คุณยอมรับเงื่อนไขการใช้งานและนโยบายความเป็นส่วนตัวของเรา

เราให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของคุณ

เราใช้คุกกี้เพื่อเพิ่มประสบการณ์ของคุณบนเว็บไซต์ของเรา วิเคราะห์การใช้งานเว็บไซต์ และช่วยในการตลาดของเรา เมื่อคลิก 'ยอมรับ' คุณยินยอมให้มีการเก็บคุกกี้บนอุปกรณ์ของคุณ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เราใช้คุกกี้และตัวเลือกของคุณเกี่ยวกับการใช้คุกกี้ของเรา โปรดดูที่ นโยบายคุกกี้.