Nhiều người có lẽ đã nghe từ "hệ thống hậu cần khách sạn" nhiều lần. Nhưng khi nghĩ về việc vận hành khách sạn, hầu hết mọi người thường nghĩ đến các chức năng chính của khách sạn như dịch vụ, quản lý đặt phòng, hoặc tiếp thị khách sạn nhiều hơn.

Nhưng bạn có biết rằng, công việc hậu cần của khách sạn cũng quan trọng không kém? Bởi vì nếu công việc hậu cần không tốt, công việc tiền sảnh (Front Office) sẽ thiếu sự hỗ trợ, làm cho toàn bộ hoạt động trở nên tệ hơn.

Vậy Back office khách sạn là gì?

Back office khách sạn là gì?

Công việc hậu cần khách sạn, hay Back Office, là tất cả các công việc diễn ra sau hậu trường mà góp phần tạo nên sự thành công của công việc tiền sảnh (Front Office) trực tiếp gặp gỡ khách. Nói đơn giản, công việc hậu cần là công việc không tiếp xúc trực tiếp với khách nhưng hỗ trợ cho người làm việc ở tiền sảnh.

Các phần liên quan đến công việc hậu cần gồm những gì?

Phòng tài chính và kế toán

Phòng tài chính và kế toán có nhiệm vụ quản lý các khoản chi tiêu khác nhau, quản lý ngân sách, làm lương, kế toán thu chi và lập báo cáo tài chính, và nhiều công việc khác tùy thuộc vào từng khách sạn.

Phòng mua sắm và quản lý kho

Phòng mua sắm chịu trách nhiệm mua và theo dõi các vật dụng cần thiết cho các dịch vụ của khách sạn như F&B hoặc các vật dụng trong phòng. Ngoài ra, phòng mua sắm còn phải kiểm soát giá thành không quá cao và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Phòng nhân sự

Phòng nhân sự quản lý việc tuyển dụng nhân viên có năng lực làm việc trong khách sạn, xem xét quyền lợi của nhân viên, tổ chức đào tạo nâng cao năng lực của nhân viên và giải quyết các vấn đề pháp lý lao động.

Phòng IT

Phòng IT quản lý toàn bộ hệ thống IT của khách sạn để đảm bảo các hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ như quản lý các hệ thống quản lý khách sạn, mạng lưới, thiết bị máy tính và các hệ thống kỹ thuật số khác mà khách sạn có.

Phòng kinh doanh và tiếp thị

Phòng kinh doanh và tiếp thị thực sự là công việc tiền sảnh nhiều hơn, nhưng thực tế cũng có phần liên quan và có thể coi là công việc hậu cần vì không phải tiếp xúc trực tiếp với khách như phòng phân tích dữ liệu thị trường, nghiên cứu thị trường và quảng cáo.

Phòng quản lý

Phòng quản lý chịu trách nhiệm giám sát tất cả các bộ phận liên quan đến công việc hậu cần để cả hai bên tiền sảnh và hậu cần có thể làm việc cùng nhau một cách trôi chảy.

Các phần mềm chính được sử dụng trong công việc hậu cần là gì?

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS)

Hệ thống PMS như Soraso là phần mềm chính quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, hồ sơ khách hàng, thu phí, check-in/check-out.

Phần mềm kế toán

Quản lý các giao dịch tài chính, tạo báo cáo và thường được sử dụng song song với hệ thống PMS.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Theo dõi mức tồn kho, tự động hóa đơn đặt hàng và giúp kiểm soát chi phí.

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý chương trình khách hàng thân thiết và cho phép tiếp thị và truyền thông có mục tiêu.

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS)

Quản lý hồ sơ nhân viên, phúc lợi, lịch trình và tiền lương.

Hệ thống điểm bán hàng (POS)

Sử dụng trong nhà hàng, quầy bar và cửa hàng lưu niệm. Sử dụng cùng với PMS để thu phí và tính toán chi phí phòng chính xác.

Lợi ích của việc quản lý hậu cần khách sạn hiệu quả

Quản lý hậu cần hiệu quả giống như nền tảng vững chắc hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp khách sạn, giúp hoạt động trôi chảy, tiết kiệm thời gian và tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Các lợi ích chính của việc quản lý hậu cần hiệu quả như sau:

1. Tăng hiệu quả làm việc

• Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất
• Làm việc có hệ thống, giảm sai sót
• Sử dụng công nghệ giúp công việc nhanh chóng và chính xác

2. Nâng cao chất lượng dịch vụ

• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác
• Thông tin khách hàng đầy đủ, chính xác giúp phục vụ khách hàng tốt hơn
• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, tăng cơ hội quay lại

3. Tăng cơ hội kinh doanh

• Phân tích dữ liệu khách hàng, hành vi và nhu cầu
• Đưa ra các chương trình khuyến mãi, sản phẩm và dịch vụ phù hợp
• Thu hút khách hàng mới, tăng doanh số bán hàng

4. Kiểm soát chi phí

• Quản lý kho hàng, nguyên vật liệu và hàng tồn kho hiệu quả
• Kiểm tra tồn kho, ngăn ngừa mất mát
• Kiểm soát chi phí, giúp tăng lợi nhuận

5. Tạo sự tin cậy

• Thông tin kinh doanh minh bạch, kiểm tra được
• Tuân thủ luật pháp, quy định và yêu cầu
• Tạo sự tin cậy cho khách hàng, đối tác và nhà đầu tư

Ví dụ về lợi ích của công việc hậu cần tốt

• Hệ thống đặt phòng hiệu quả giúp đặt phòng nhanh chóng, giảm sai sót và tăng cơ hội bán phòng.
• Hệ thống kế toán chính xác giúp theo dõi tài chính, kiểm soát chi phí và ngăn ngừa gian lận.
• Hệ thống CRM giúp lưu trữ thông tin khách hàng, phân tích hành vi và đưa ra khuyến mãi phù hợp, tăng cơ hội bán lại.
• Hệ thống giao tiếp hiệu quả giúp liên lạc trong khách sạn trôi chảy, nhanh chóng và đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời.

Quản lý hậu cần hiệu quả là chìa khóa thành công của doanh nghiệp khách sạn, giúp khách sạn cạnh tranh trong thị trường hiện đại, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng và tạo nên thành công trong kinh doanh.

Ngoài ra, còn có các lợi ích khác như sau:

• Tạo hình ảnh tốt cho khách sạn
• Thu hút và giữ chân nhân viên có năng lực
• Tăng khả năng cạnh tranh
• Chuẩn bị sẵn sàng cho sự phát triển trong tương lai

Đầu tư vào quản lý hậu cần là một khoản đầu tư xứng đáng, giúp khách sạn đạt được mục tiêu kinh doanh và tạo ra thành công bền vững trong tương lai.