Trong kỷ nguyên số, chương trình quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), đã trở thành công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp lưu trú nhỏ. Những chương trình này giúp quản lý các công việc hàng ngày của khách sạn như đặt phòng, check-in và check-out, quản lý housekeeping, theo dõi doanh thu và chi phí, và nhiều việc khác nữa.

Thực ra, có rất nhiều chương trình khác được sử dụng trong khách sạn, như hệ thống Channel Manager, hệ thống Booking Engine, hệ thống điểm bán hàng POS, hệ thống kết nối và vô số hệ thống khác. Nhưng đối với khách sạn nhỏ có ít phòng, Soraso khuyến nghị chỉ cần sử dụng chương trình quản lý khách sạn PMS là đủ.

Lợi ích của việc sử dụng chương trình quản lý khách sạn nhỏ

• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả: Chương trình quản lý khách sạn giúp giảm các công việc thủ công như ghi chép đặt phòng, theo dõi thanh toán và quản lý lịch trình housekeeping, giúp nhân viên của bạn có thêm thời gian để phục vụ khách hàng.
• Tăng lượng đặt phòng: Chương trình PMS có các công cụ kết nối giúp bạn quảng bá khách sạn của mình trên các kênh trực tuyến như trang web đặt phòng và mạng xã hội, tăng cơ hội thu hút khách hàng mới.
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: Chương trình PMS giúp bạn quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, giúp bạn cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và đáng nhớ cho khách hàng.
• Theo dõi thông tin chi tiết về kinh doanh: Chương trình PMS có các báo cáo và thông tin chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Ví dụ, bạn có thể sử dụng thông tin này để theo dõi tỷ lệ lấp đầy phòng, phân tích mô hình đặt phòng và xác định cơ hội tăng doanh thu.

Các tính năng cần có của chương trình quản lý khách sạn nhỏ

Chương trình quản lý khách sạn hay còn gọi là PMS (Property Management System) có nhiều tính năng, nhưng các tính năng quan trọng cho doanh nghiệp khách sạn nhỏ bao gồm:

• Hệ thống quản lý phòng: Giúp check-in/check-out, xem tình trạng phòng, chuyển phòng, ghi chi phí vào phòng, v.v.
• Hệ thống đặt phòng trực tuyến: Tính năng này giúp khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp trên trang web của bạn, giảm công việc thủ công và tăng lượng đặt phòng.
• Hệ thống quản lý housekeeping: Tính năng này giúp bạn theo dõi tình trạng vệ sinh phòng, phân công công việc housekeeping và theo dõi kho vật dụng trong phòng.
• Hệ thống thanh toán: Tính năng này giúp bạn xử lý thanh toán từ khách hàng, xuất hóa đơn và theo dõi thanh toán.
• Báo cáo: Chương trình PMS nên tạo ra các báo cáo đa dạng giúp bạn theo dõi hiệu quả kinh doanh, xác định cơ hội tăng doanh thu và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
• Kết nối với các kênh trực tuyến: Chương trình PMS nên có khả năng tích hợp với các kênh trực tuyến như trang web đặt phòng và mạng xã hội, giúp bạn cập nhật thông tin đặt phòng tự động và thu hút khách hàng mới.

Tóm tắt

Khách sạn nhỏ với số lượng phòng ít không cần phải sử dụng nhiều chương trình. Chỉ cần một hệ thống PMS là đủ đáp ứng hầu hết các nhu cầu quản lý. Các tính năng cần thiết chính là hệ thống quản lý phòng, hệ thống đặt phòng, hệ thống quản lý housekeeping, hệ thống thanh toán, báo cáo và kết nối với các kênh trực tuyến.